Oś Czasu Ustawy: Checklista przygotowawcza dla prywatnego gabinetu (2026–2028)

Ustawa z 23 stycznia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 187) co do zasady wchodzi w życie 19 maja 2028 r. Poniższa checklista dotyczy przygotowania do przyszłego stanu prawnego; nie zastępuje oceny obowiązków wynikających z przepisów obowiązujących przed tą datą.

---

FAZA 1: Rok 2026 – Fundamenty i Bezpieczeństwo Cyfrowe

Cel: Natychmiastowe uszczelnienie obiegu danych, eliminacja ryzykownych narzędzi i wdrożenie nowych procedur zgód.

Infrastruktura i RODO

Ocena kanałów komunikacji: Ocena ryzyka, konfiguracji, szyfrowania i zakresu dostępu przy przesyłaniu dokumentacji (opinii, diagnoz) przez komunikatory oraz e-mail; wdrożenie bezpieczniejszego kanału, gdy wynik oceny tego wymaga.

Ocena dostawcy hostingu: Weryfikacja zabezpieczeń, lokalizacji przetwarzania, konfiguracji dostępu i potrzeby zawarcia DPA; hosting określany jako „klasy medycznej” oraz serwery w UE są rekomendacjami do oceny, a nie automatycznym obowiązkiem ustawowym.

Konfiguracja dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA): Zabezpieczenie dostępu do kalendarza i kartotek przed osobami postronnymi.

Procedury i Zgody (Art. 25)

Weryfikacja wieku pacjentów: Wdrożenie zasady sprawdzania daty urodzenia przed rozpoczęciem procesu terapeutycznego.

Aktualizacja dokumentów dla małoletnich: Przygotowanie nowych wzorów umów (Zgoda Zastępcza dla dzieci poniżej 16 r.ż. oraz Zgoda Skumulowana dla młodzieży 16–18 lat).

Uruchomienie e-zgód: Wdrożenie modułu zbierania podpisów elektronicznych od nastolatków i ich rodziców na odległość.

---

FAZA 2: Rok 2027 – Organizacja, Samorząd i Struktura Klinik

Cel: Formalne potwierdzenie kwalifikacji w strukturach samorządowych oraz optymalizacja logistyki placówki.

Kwestie Samorządowe i Prawne

Monitorowanie Rejestru Psychologów: Śledzenie komunikatów właściwej regionalnej rady i przygotowanie wniosku o wpis do Rejestru Psychologów w terminie przewidzianym przepisami przejściowymi.

Weryfikacja prawa wykonywania zawodu: Przygotowanie dokumentów wymaganych do wpisu do Rejestru Psychologów. Nie zakładaj, że certyfikat szkoły psychoterapii zastępuje wymagania ustawy 2026.

Przegląd ubezpieczenia OC (rekomendacja): Ocena zakresu polisy odpowiedzialności cywilnej i ewentualne dostosowanie jej do potrzeb praktyki; ten punkt nie stanowi samodzielnego obowiązku ustawowego.

Logistyka i Zarządzanie Zespołem (dla klinik i centrów)

Audyt dostępu (art. 28 ust. 20 ustawy 2026): Weryfikacja zabezpieczeń, pisemnych upoważnień, zakresów dostępu i poufności, zgodnie z zastosowaniem przepisu do konkretnej organizacji.

Wdrożenie sub-kont dla terapeutów: Przypisanie specjalistów w systemie gabinetowym tak, aby widzieli wyłącznie własnych pacjentów.

Automatyzacja rozliczeń: Przejście na cyfrowe drzewa cenowe i automatyczne raporty prowizyjne, aby wyeliminować błędy przy wypłatach.

---

FAZA 3: Rok 2028 – Pełna Gotowość i Optymalizacja Biznesowa

Cel: Ostateczne zamknięcie procesów transformacji prawnej, likwidacja strat finansowych i wejście w fazę skalowania praktyki.

Finanse i Eliminacja "Pustych Przebiegów"

Uszczelnienie kontraktu terapeutycznego: Jasne uzgodnienie zasad opłat za późne odwołanie, z uwzględnieniem prawa umów i indywidualnej sytuacji pacjenta.

Uruchomienie automatycznej Listy Oczekujących (Waitlist): Wdrożenie inteligentnego widgetu rezerwacyjnego na stronie WWW, który sam uzupełnia nagle zwolnione okienka w kalendarzu.

Analiza rentowności: Przegląd statystyk gabinetowych w systemie w celu optymalizacji obłożenia sal (Room Management) i stawek za usługi.

Ostateczna weryfikacja zgodności

Weryfikacja dzienników zdarzeń (Audit Log): Ocena, czy system gabinetowy rejestruje aktywności na danych pacjentów adekwatnie do ryzyka i potrzeb organizacji.

Przegląd gotowości (rekomendacja): Udokumentowanie przyjętych procedur, zabezpieczeń i obszarów wymagających dalszej pracy; certyfikat zgodności nie jest automatycznym obowiązkiem ustawowym.

---

Wskazówka: Większość punktów z tej checklisty system Terapeuto realizuje automatycznie — od e-zgód, przez izolację danych, aż po Waitlist. Sprawdź, jak to działa.